งานนี้คืออะไร
ผู้จัดงานแสดงสินค้าพาคนสองกลุ่มมาพบกันในฮอลล์เดียว คือบริษัทที่อยากขาย (ผู้ออกงาน) และคนที่อยากซื้อหรืออยากรู้ (ผู้เข้าชม) ผู้จัดจองสถานที่ ขายพื้นที่ ชวนผู้เข้าชมที่ใช่ให้มา และดูแลให้สามวันของงานเดินอย่างปลอดภัยและตรงเวลา รายได้ส่วนใหญ่มาจากค่าพื้นที่ของผู้ออกงานและเงินจากผู้สนับสนุน งานจึงอยู่ได้ก็ต่อเมื่อผู้ออกงานได้พบผู้ซื้อดี ๆ มากพอจนอยากกลับมาปีหน้า
หนึ่งปีทีละช่วง
งานแสดงสินค้าส่วนใหญ่จัดปีละครั้งหรือสองปีครั้ง ช่วงต่าง ๆ ด้านล่างซ้อนกัน และในทีมเล็กคนเดียวอาจทำหลายช่วง
1. วางแผนและจองสถานที่ (12 ถึง 24 เดือนก่อนงาน)
ผู้จัดเลือกวัน เช็กไม่ให้ชนกับงานคู่แข่งและวันหยุดราชการ แล้วจองสถานที่ ฮอลล์ใหญ่ถูกจองล่วงหน้าหลายปี ทีมตั้งงบประมาณ ผังฮอลล์ และตารางราคาพื้นที่กับสปอนเซอร์
2. การขาย (เกือบตลอดปี)
การขายพื้นที่คือหัวใจของธุรกิจ ทีมขายไล่รายชื่อบริษัทในอุตสาหกรรม นัดพบ และจองบูธลงผังฮอลล์ งานครั้งหน้าส่วนใหญ่ขายระหว่างงานครั้งนี้ เมื่อผู้ออกงานจองต่อหน้างาน การขายสปอนเซอร์เดินคู่กันไป เช่น สิทธิ์ตั้งชื่อ พื้นที่สนับสนุน สายคล้องบัตร และช่วงบรรยาย
3. การตลาดและการโปรโมตผู้เข้าชม (6 เดือนก่อนจนถึงวันเปิด)
ผู้ออกงานจ่ายเงินเพื่อพบผู้ซื้อ ผู้จัดจึงต้องพาผู้ซื้อมาให้ได้ ทั้งอีเมลถึงฐานข้อมูลของงาน โฆษณา โซเชียลมีเดีย การทำงานกับสมาคมการค้าและพันธมิตรสื่อ และบัตรเชิญที่ผู้ออกงานส่งให้ลูกค้าตัวเอง ผู้เข้าชมลงทะเบียนล่วงหน้าออนไลน์ ทีมจึงเห็นยอดรายวันว่าใครจะมา หลายงานยังจัดการจับคู่ธุรกิจ นัดผู้ออกงานกับผู้ซื้อไว้ล่วงหน้า
4. ปฏิบัติการ (3 เดือนก่อนจนถึงรื้อถอน)
ทีมปฏิบัติการเปลี่ยนผังฮอลล์ให้เป็นงานจริง เขียนคู่มือผู้ออกงาน แต่งตั้งผู้รับเหมาบูธ ไฟฟ้า เฟอร์นิเจอร์ ความสะอาด และรักษาความปลอดภัย ตรวจแบบบูธตามกฎความปลอดภัยของสถานที่ วางแผนจุดลงทะเบียน ป้าย โปรแกรมสัมมนา อาหาร และปฐมพยาบาล ช่วงติดตั้งมักใช้หนึ่งถึงสามวันก่อนเปิด ส่วนรื้อถอนเร็วกว่า
5. วันจัดงาน
วันงานทีมผู้จัดอยู่ในฮอลล์ตั้งแต่เช้ามืด เปิดโต๊ะลงทะเบียน รับเรื่องจากผู้ออกงาน แก้ไฟดับ ดูแลวิทยากรและวีไอพี จัดพิธีเปิด และรับมือทุกเรื่องที่ไม่เป็นไปตามแผน เป็นช่วงที่ทีมขายเซ็นสัญญาจองต่อสำหรับครั้งหน้าด้วย
6. หลังจบงาน
งานยังเดินต่อหลายสัปดาห์ จ่ายเงินซัพพลายเออร์ ตามเก็บเงินที่ค้าง สำรวจความเห็นผู้ออกงานและผู้เข้าชม และเขียนรายงานหลังงานพร้อมจำนวนและโปรไฟล์ผู้เข้าชม รายงานนี้กลายเป็นเครื่องมือขายหลักของครั้งถัดไป แล้ววงจรก็เริ่มใหม่
ตำแหน่งงานที่พบบ่อย
- ผู้จัดการฝ่ายขายหรือเจ้าหน้าที่ขาย: ขายพื้นที่และสปอนเซอร์ ดูแลลูกค้าผู้ออกงาน
- ผู้จัดการฝ่ายการตลาด: แบรนด์ การโปรโมตผู้เข้าชม แคมเปญดิจิทัล พันธมิตรสื่อ
- ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ: สถานที่ ผู้รับเหมา คู่มือผู้ออกงาน ความปลอดภัย โลจิสติกส์วันงาน
- ผู้จัดการโครงการหรือผู้จัดการงาน: รับผิดชอบงานหนึ่งงานตั้งแต่ต้นจนจบ พร้อมงบและไทม์ไลน์
- ผู้ผลิตโปรแกรมประชุม: วางโปรแกรมการประชุมและสัมมนา หาและบรีฟวิทยากร
- บริการผู้ออกงานและลงทะเบียน: ตอบคำถามผู้ออกงาน ดูแลบัตรและข้อมูลผู้เข้าชม
ชื่อตำแหน่งต่างกันไปตามบริษัท ในทีมเล็กคนเดียวอาจดูทั้งการขายและการบริหารโครงการ
ทักษะที่สำคัญ
- การขายและความสัมพันธ์ รายได้ส่วนใหญ่มาจากผู้ออกงานที่กลับมาซ้ำ ความไว้ใจที่สร้างมาหลายปีจึงมีค่า
- ความเป็นระบบ กำหนดส่ง คำสั่งซื้อ และซัพพลายเออร์นับร้อยต้องมาลงในสัปดาห์เดียวกัน
- ใจเย็นเมื่อกดดัน วันงานไม่เคยเป็นไปตามแผนทุกอย่าง
- ภาษา ภาษาอังกฤษเป็นข้อได้เปรียบจริงในงานนานาชาติ ภาษาจีน ญี่ปุ่น หรือเกาหลีก็ช่วยได้มาก
- ตัวเลข พื้นที่ขายต่อตารางเมตร ต้นทุนต่อผู้เข้าชม งบเทียบกับที่ใช้จริง
- รู้จักอุตสาหกรรม งานทันตกรรมกับงานเทคโนโลยีสีเขียวต้องใช้เครือข่ายคนละแบบ
เข้าวงการอย่างไร
ไม่มีเส้นทางเดียว เส้นทางที่พบบ่อยคือ
- เรียน มหาวิทยาลัยไทยหลายแห่งสอนการจัดการไมซ์หรือการจัดการงานอีเวนต์ มักอยู่ในคณะหรือหลักสูตรด้านการท่องเที่ยวและการบริการ ผู้จัดงานที่จบบริหารธุรกิจ การตลาด หรือภาษา ก็มีมากไม่แพ้กัน
- ฝึกงาน ผู้จัดงาน สถานที่จัดงาน และเอเจนซีอีเวนต์รับนักศึกษาฝึกงาน มักช่วงงานใหญ่ การได้อยู่หน้างานจริงคือทางที่เรียนรู้เร็วที่สุด
- ตำแหน่งแรก ผู้ประสานงานฝ่ายขาย ผู้ช่วยฝ่ายการตลาด ผู้ช่วยฝ่ายปฏิบัติการ และเจ้าหน้าที่ลงทะเบียน
- ย้ายสายงาน หลายคนมาจากโรงแรม โฆษณา สื่อ หรือจากอุตสาหกรรมที่งานนั้นรับใช้
- หน่วยงานในวงการ สสปน. (TCEB) หรือสำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ เป็นหน่วยงานภาครัฐที่ส่งเสริมอุตสาหกรรมไมซ์ในไทย และมีโครงการด้านการศึกษาและฝึกอบรมไมซ์ นอกจากนี้ยังมีสมาคมผู้จัดงานแสดงสินค้า และ UFI สมาคมอุตสาหกรรมงานแสดงสินค้าระดับโลก ที่เผยแพร่งานวิจัยและจัดกิจกรรมสำหรับคนรุ่นใหม่
ก้าวแรกที่ดีคือไปเดินงานแสดงสินค้าในสายที่คุณสนใจในฐานะผู้เข้าชมเชิงธุรกิจ พกคำศัพท์งานแสดงสินค้าไปด้วย แล้วสังเกตว่าเขาจัดงานกันอย่างไร
ลองในเกม
Expo Tycoon คือเกมมือถือฟรีที่ทีมเราสร้าง คุณเริ่มจากโต๊ะตัวเดียวในห้องประชุม แล้วขยายไปจนถึงฮอลล์แสดงสินค้าในกรุงเทพฯ สิงคโปร์ และมาเก๊า เกมย่อหลายอย่างให้ง่ายลง แต่วงจรเป็นของจริง: เซ็นผู้ออกงาน ออกบัตรให้คิวที่โต๊ะลงทะเบียน วางผู้สนับสนุนและดูแลวีไอพีของเขา แก้ไมค์เสีย และเก็บสัญญาจองต่อหลังงาน จากนั้นจ้างทีมให้งานเดินได้เองโดยไม่ต้องมีคุณ
อยากเห็นฝั่งตัวเลขจากมุมผู้ออกงาน ลองเครื่องคำนวณค่าบูธ